Les workflows HubSpot, des indispensables pour automatiser votre marketing, ventes et service client

Vous passez vos journées à envoyer des mails, créer des tâches et relancer vos prospects ? Les workflows HubSpot vont changer votre vie. Cette fonctionnalité du CRM automatise tout ce qui vous fait perdre du temps, de la première interaction avec un lead jusqu’à la fidélisation client. Voici comment utiliser les workflows pour gagner en temps et en efficacité.

L’automatisation, c’est le secret des équipes qui performent sans s’épuiser. Avec les workflows HubSpot, vous transformez des heures de travail manuel en processus qui tournent tout seuls. Voyons pourquoi c’est devenu incontournable.

Vos équipes passent aujourd’hui 2 à 3 heures par jour à envoyer des mails de relance, mettre à jour le CRM ou créer des rappels. Avec un workflow HubSpot, tout se déclenche automatiquement. Un contact qui s’inscrit à votre newsletter ? Le mail de bienvenue part tout seul, la fiche contact se met à jour et votre commercial reçoit une notification.

Le vrai pouvoir des workflows HubSpot, c’est qu’ils font travailler tous vos hubs ensemble. Marketing Hub qualifie vos leads, Sales Hub suit les opportunités commerciales, Service Hub gère la satisfaction client. Tout communique automatiquement.

Si un prospect télécharge votre livre blanc. Le workflow crée automatiquement une tâche pour votre commercial, met à jour le lead scoring et programme une séquence de mails de nurturing. Personne n’a besoin de transférer l’information manuellement, tout le monde dispose des bonnes données au bon moment.

Les workflows utilisent les données de votre CRM HubSpot pour personnaliser chaque interaction. Fini les mails génériques envoyés à tout le monde ! Vous créez des parcours adaptés au cycle de vie de chaque contact, à son secteur d’activité et à son comportement.

La différence est frappante. Les campagnes automatisées via workflows HubSpot obtiennent 25% d’ouverture en plus que les envois manuels. Pourquoi ? Parce que chaque message arrive au bon moment avec le bon contenu. Un contact qui visite votre page tarifs ne recevra pas le même mail qu’un visiteur de blog.

Un workflow, c’est une séquence d’actions automatisées qui se déclenchent selon des règles que vous définissez. Dans le logiciel HubSpot, vous configurez des critères d’inscription qui déterminent qui entre dans le workflow, puis vous paramétrez les actions à exécuter automatiquement.

Les workflows sur HubSpot analysent en temps réel le comportement de vos contacts. Chaque visite sur votre site web, chaque mail ouvert, chaque formulaire soumis peut déclencher un workflow. Au lieu de planifier des actions chaque semaine, vous réagissez instantanément aux signaux d’achat.

Un workflow HubSpot repose sur trois éléments : le déclencheur qui lance le processus, les actions à exécuter et les conditions qui adaptent le parcours. Cette base simple permet de créer des automatisations aussi basiques qu’un mail de bienvenue ou aussi sophistiquées qu’un parcours client complet sur plusieurs mois.

Les déclencheurs définissent quand un contact entre dans le workflow. HubSpot en propose plusieurs types. 

Vous pouvez combiner les critères pour cibler précisément. Par exemple, des contacts du secteur tech ayant téléchargé deux ressources dans les 30 derniers jours.

Les actions sont ce que le workflow exécute automatiquement. L’éditeur de workflows HubSpot en propose des dizaines. Envoyer un mail, créer une tâche, mettre à jour une propriété, envoyer une notification interne, ajouter à une liste, changer le propriétaire du contact, créer un deal. Chaque action est uniquement disponible selon votre hub. L’action « créer un ticket » nécessite par exemple Service Hub Pro.

Les conditions ajoutent l’intelligence. Elles créent des branches qui adaptent le parcours selon le comportement du contact. Prenons un exemple classique « Si le contact a ouvert le dernier mail, attendre 3 jours puis envoyer l’étude de cas ; sinon, envoyer un contenu plus léger après 7 jours« . Ces branches conditionnelles personnalisent automatiquement le parcours de chaque contact.

Marketing Hub Pro booste votre génération de leads grâce à l’automatisation. Ces workflows accompagnent vos prospects du premier contact jusqu’à la qualification commerciale, avec le bon message au bon moment.

Ce workflow adapte automatiquement le contenu en fonction de où se trouve votre contact. Dans HubSpot, chaque contact a une propriété dite « lifecycle stage » : prospect, lead, MQL, SQL, opportunité, client. Le workflow détecte les changements de statut et ajuste la communication. Pour le configurer simplement : 

Le workflow gère aussi la progression. Quand un contact atteint un score spécifique ou télécharge votre livre blanc commercial, il passe automatiquement en MQL. Cette mise à jour déclenche un autre workflow qui transfère le lead vers Sales Hub et crée une tâche pour votre équipe commerciale.

Ce workflow se déclenche dès qu’un contact inscrit soumet un formulaire sur votre site web. Pour configurer ce déclencheur commencer par « a rempli le formulaire X ». L’objectif ici est de capitaliser sur l’intérêt manifesté en proposant rapidement du contenu complémentaire.

La séquence démarre par un mail de remerciement envoyé dans l’heure. Il confirme la réception, rappelle le lien de téléchargement et propose une ressource connexe. Trois jours après, envoi automatique d’un deuxième mail avec des conseils pratiques. Cinq jours plus tard, présentation de vos services ou proposition de démo.

L’astuce est d’ajouter une branche qui vérifie si le contact a ouvert les mails. Les contacts engagés filent vers la qualification commerciale, les moins réactifs reçoivent plus de contenu éducatif avant l’approche commerciale.

Le workflow de lead scoring attribue automatiquement des points selon les actions de chaque contact. Cette notation identifie vos prospects les plus chauds pour l’équipe commerciale. Le système évolue en temps réel selon le comportement.

Pour mettre en place ce type de workflow, attribuez des points pour les actions positives. Par exemple, +10 points pour une visite page tarifs, +15 pour un téléchargement de cas client, +20 pour une demande de démo. Ajoutez aussi des points selon les propriétés : +5 si le secteur correspond à votre cible, +10 si la taille d’entreprise est adaptée.

Le workflow met à jour la propriété « score » à chaque action. Quand le score dépasse 50 points, il crée automatiquement une tâche pour un commercial, envoie une notification et change le lifecycle stage vers MQL. Vos commerciaux se concentrent sur les prospects vraiment chauds.

Ce workflow cible les contacts qui n’ont montré aucun engagement récent. Son objectif va être de réactiver l’intérêt avant de nettoyer votre base de données. Les critères d’inscription dans ce workflow sont par exemple « dernière ouverture de mail il y a plus de 90 jours » ET « lifecycle stage est lead ou MQL« .

La séquence démarre par un mail de réengagement avec un objet accrocheur (contenu exclusif, invitation événement, enquête). Si le contact ouvre, le workflow le réintègre dans vos parcours actifs. Sinon, après 15 jours, envoi d’un second mail « dernière chance » pour choisir la fréquence ou se désinscrire.

Après 30 jours sans réaction, le workflow change le lifecycle stage vers « inactif » et retire le contact des listes marketing. Mieux vaut une base propre qu’une base gonflée de contacts inactifs qui dégradent vos statistiques.

Chez Hubspot, c’est le module Sales Hub qui va vous aider. Il libère vos commerciaux des tâches administratives grâce à l’automatisation. Ces workflows créent les conditions d’une vente réussie sans effort manuel.

Ce workflow distribue les nouveaux leads selon vos règles métier. Fini les délais de traitement, chaque lead atterrit instantanément chez le bon commercial. Regardons les critères d’inscription dans ce worflow « lifecycle stage passe à MQL ou SQL » ou « score dépasse le seuil défini ». Il y a trois logiques possibles : 

En terme de configuration, vous devez utiliser l’action « définir le propriétaire du contact » avec des branches conditionnelles. Si pays = France, assigner à l’équipe A. Complétez par une action « créer une tâche » avec délai 1 heure maximum. La tâche inclut automatiquement nom, entreprise, score et historique grâce aux variables du CRM.

Ces workflows détectent les comportements d’intention d’achat et alertent immédiatement l’équipe commerciale. Les signaux typiques à ces comportements sont la visite répétée page tarifs, la consultation documentation technique, le téléchargement comparatifs, la participation webinaire.

Pour mettre en place ce processus, configurez les déclencheurs parallèles comme « a visité la page prix au moins 3 fois en 7 jours » OU « a téléchargé l’étude de cas ». Dès qu’un contact réalise l’action, notification automatique au commercial propriétaire par mail, dans HubSpot ou via Slack.

Le plus est que la notification contient automatiquement le nom du contact, l’entreprise, l’action réalisée, le score actuel et le lien direct vers la fiche CRM. Si le contact n’a pas de propriétaire, le workflow en assigne un avant d’envoyer la notification.

En ce qui concerne ce workflow, il automatise le suivi méthodique des opportunités. Après chaque interaction commerciale, il programme automatiquement les prochaines étapes. En terme de déclencheur, cela peut être « statut passe à ‘démo réalisée' » ou « statut passe à ‘devis envoyé' ». Ensuite, pour un deal en phase « démo réalisée », le processus peut-être le suivant : 

Et pour un devis envoyé, cela peut être différent : 

Cette orchestration garantit qu’aucun deal ne reste sans suivi. Les deals qui stagnent sont automatiquement signalés au manager commercial pour intervention rapide.

Ce workflow élimine la saisie manuelle dans le CRM HubSpot. Chaque interaction déclenche automatiquement des mises à jour de propriétés, des créations de tâches ou des ajustements de statuts. Cela suit un objectif, que le CRM soit propre sans effort.

Un exemple avec un workflow déclenché quand un commercial enregistre un appel. Si l’appel est « non-répondu », cela entraine la création automatique d’une tâche de rappel pour le lendemain. S’il passe en « répondu – intéressé », il y a une mise à jour du score (+10 points) et un changement du statut deal vers « qualification en cours ».

Si on prend un autre workflow utile comme la mise à jour automatique de « dernière interaction commerciale » à chaque mail envoyé, appel passé ou réunion planifiée. Un workflow complémentaire détecte « dernière interaction il y a plus de 14 jours » sur les deals actifs et génère une tâche de relance.

Lorsque l’on parle de service client dans Hubspot, on parle du module Service Hub Pro. Il permet d’automatiser le support afin d’améliorer la réactivité et la satisfaction. Ces workflows garantissent que chaque demande reçoit une réponse appropriée dans les délais.

Ce workflow mesure systématiquement la satisfaction en automatisant l’envoi d’enquêtes à vos clients. Chacun se déclenche selon des événements spécifiques. On parle ici de : 

Si on prend le cas d’un workflow CSAT. Le déclencheur sera sur « statut ticket passe à résolu ». Il y aura un délai de 2 heures, puis l’action « envoyer mail » avec votre enquête. Le mail inclut automatiquement nom du client, numéro ticket, agent assigné grâce aux variables personnalisées.

En ce qui concerne le NPS, le déclencheur est sur « propriété ‘date dernière enquête NPS’ il y a plus de 90 jours » ET « lifecycle stage est customer ». Il y aura un envoi trimestriel automatique. Les réponses alimentent une propriété du contact pour segmenter promoteurs, passifs et détracteurs.

Ce workflow analyse chaque nouveau ticket pour définir sa priorité et l’assigner. Si on rentre dans le processus, le déclencheur peut-être « création d’un nouveau ticket ». Dans une logique de priorité, le workflow analyse ensuite si le ticket contient « urgent », « bloquant », la priorité passe à « élevée ». Si le client a un contrat Premium, la priorité augmente et si le ticket concerne la facturation, assignation automatique à l’équipe comptabilité.

Dans une logique d’ancienneté, un second workflow surveille les tickets “non-résolus”. Si un ticket reste ouvert plus de 24 heures sans réponse, sa priorité augmente automatiquement et une notification est envoyée au responsable support. À 48 heures, il y a une réassignation automatique vers un agent senior, suivi d’un mail d’excuse au client.

Ici, l’objectif est d’éviter qu’aucun ticket ne soit oublié. Pour y veiller, il y a tout d’abord le déclenchement du workflow selon un calendrier? Par exemple, toutes les 6 heures, il analyse les tickets « statut ouvert » ET « dernière réponse agent il y a plus de 12 heures ». Pour chaque ticket, cela créer automatiquement une tâche « relance nécessaire » pour l’agent assigné.

On peut aussi imaginer une variante. Si un agent a répondu mais attend toujours un retour client depuis 48 heures, il y a un envoi systématique d’un mail de relance « Bonjour, nous avons répondu à votre demande le [date]. Avez-vous besoin d’informations complémentaires ?« . Il est nécessaire de suivre ces demandes pas abouties afin de les convertir.

C’est bien beau d’avoir réussi à prendre contact avec votre prospect et d’avoir correctement répondu à son besoin. Mais vous n’allez pas vous arrêter en si bon chemin. Le processus commercial n’est pas fini, il faut maintenir la relation après résolution d’un problème ou la réponse à un besoin. Pour cela, vous pouvez lancer un déclencheur sur « statut ticket passe à fermé ». Sous un délai de 7 jours, vous programmer l’envoi d’un mail automatique « Il y a une semaine nous avons résolu votre demande concernant [objet]. Tout fonctionne bien ?« 

Le workflow analyse la réponse. Si le client signale un problème persistant, cela entraîne la création d’un nouveau ticket lié avec priorité élevée. Si tout fonctionne, cela lance une mise à jour positive de la propriété « santé client » et envoi une notification à l’équipe commerciale.

Pour créer un workflow efficace, rien de bien compliqué mais cela demande un petit peu de temps et de concentration. Voici un processus étape par étape pour en construire un performant dès la première activation.

Étape 1 : Définissez l’objectif précis. Je ne parle pas de « améliorer le marketing », mais bien d’objectif chiffré, contextualisé et temporalisé (SMART) « augmenter de 15% le taux de conversion MQL vers SQL en 60 jours ». 

Étape 2 : Dans HubSpot, cliquez sur Automatisation > Workflows > Créer un workflow. Choisissez entre partir de zéro ou utiliser un modèle pré-configuré.

Étape 3 : Sélectionnez le type de workflow : contact, entreprise, deal, ticket. Ce choix détermine les propriétés et actions disponibles.

Étape 4 : Configurez les critères d’inscription. Utilisez les filtres de propriétés, déclencheurs d’événements ou combinaison. Activez la réinscription si un contact peut repasser plusieurs fois.

Étape 5 : Construisez la séquence d’actions. Cliquez sur « + » pour ajouter chaque action. Configurez quel mail envoyer, quelle propriété mettre à jour, quel délai respecter. Utilisez les variables personnalisées.

Étape 6 : Ajoutez des conditions, puis cliquez sur « + », et sur « Branche if/then ». Définissez la condition et créez deux chemins selon qu’elle est remplie ou non.

Étape 7 : Définissez les règles de désinscription. Un lead qui devient client doit sortir du workflow de prospection.

Étape 8 : Testez avec des contacts fictifs afin que tout soit bien calibré. Vérifiez que chaque action se déclenche, que les délais sont respectés, que les conditions orientent vers les bonnes branches.

Étape 9 : Déclencher le workflow en cliquant sur « Activer ». Consultez régulièrement les statistiques comme les inscriptions, le taux d’ouverture, les actions réalisées, les contacts ayant atteint l’objectif.

Même les meilleures stratégies d’automatisation peuvent perdre en efficacité si certaines erreurs de configuration se glissent dans vos workflows HubSpot. Entre critères mal définis, séquences trop rigides ou manque de suivi des performances, ces imprécisions nuisent à la pertinence de vos campagnes et à l’expérience client. Avant de lancer vos automatisations, assurez-vous d’éviter ces pièges fréquents qui peuvent compromettre vos efforts marketing, commerciaux et service client.

Les workflows HubSpot prennent toute leur puissance lorsqu’ils sont connectés aux bons outils. Et Hubspot n’a pas fait dans la dentelle puisque l’outil propose plus de 2000 intégrations. Messageries internes, gestion de projet, agenda, signature électronique, paiement en ligne ou encore IA. Chaque intégration permet d’automatiser une partie de vos processus et de réduire les tâches manuelles. Découvrons quelques intégrations stratégiques pour rendre vos workflows vraiment incontournables.

Les workflows HubSpot sont votre meilleur allié pour automatiser marketing, ventes et service client. Ils libèrent vos équipes des tâches répétitives et garantissent une expérience client cohérente du premier contact jusqu’à la fidélisation. Chaque hub apporte ses workflows spécifiques. D’ailleurs, l’éditeur visuel de HubSpot à tout fait pour faciliter la création, même sans grandes compétences techniques, notamment grâce aux modèles pré-configurés permettant un démarrage rapide. Commencez par automatiser un seul processus métier critique. Créez votre compte gratuit HubSpot dès maintenant pour découvrir la puissance des workflows et transformer votre gestion commerciale.